Ось і почався новий навчальний рік! А це означає, що попереду багато цікавого. Настільки багато, що встигнути все заплановане часто, на жаль, не вдається. І це, звісно, прикро, але ще не кінець світу. Насправді кожен із нас (навіть дорослі, навіть учителі!) періодично замислюється над тим, що непогано було б зробити щось, аби встигати більше, аби бути більш продуктивними. Що ж робити? Багато хто роками шукає відповідь на це запитання.
А відповідь насправді проста та завжди поруч: тайм-менеджмент. Так, іноді можна почути негативні відгуки на кшталт “Я спробував, а воно не спрацювало!”. Можливо. Саме тому технік управління часом ну дуже багато - аби кожен зміг поекспериментувати та обрати те, що йому підходить. Аби вам було простіше, ми зібрали в цій статті 7 технік тайм-менеджменту: ви зможете порівняти та обрати найкращу.
Pomodoro або Система 25 хвилин
Почнемо з однієї з найвідоміших технік, із методу помідора. Його під час підготовки до іспитів вигадав Франческо Чирілло. До чого тут помідори? Ні, їх не треба їсти кожні 25 хвилин. Все просто: Чирілло засікав час, використовуючи кухонний таймер у вигляді соковитого червоного помідорчика.
Як працювати: поставте таймер на 25 хвилин та впродовж цього часу активно працюйте, не відволікаючись. А тепер зробіть перерву на 5 хвилин, після якої знов заведіть таймер на 25 хвилин. Ось такий у нас цикл: 25 хвилин працюємо, а 5 - відпочиваємо. Пройшли 4 цикли? Саме час зробити велику перерву на 30 хвилин.
Таким чином монотонну роботу можна розділити на невеликі частини, і після кожної є час трохи перепочити. Так набагато простіше працювати, та і впораєтеся ви швидше.
До речі, метод тайм-менеджменту Pomodoro настільки популярний, що для нього навіть створено кілька додатків для смартфонів.
90 на 30
Тут є дещо спільне з методом помідора, але в цьому випадку ви маєте працювати 90 хвилин, а потім ще 30 - відпочивати. А потім повторити цикл. Але при цьому вкрай важливо найвідповідальніші та найскладніші завдання виконувати під час 1-2 циклу, а простіші - потім. Вигадав цей цікавий метод Тоні Шварц, блогер і засновник компанії The Energy Project.
Безумовно, працювати півтори години без перерв складнувато (хоча ви ще навчитеся це робити в університеті, то чому б не потренуватися?). Але якщо сил немає, то спробуйте інший варіант цієї техніки тайм-менеджменту - 52 на 17. Тобто 52 хвилини працюєте, а 17 - відпочиваєте.
Принцип трьох справ
Усе дуже просто: за день необхідно впоратися із трьома найважливішими завданням, а всі інші поки що почекають. Необхідно зосередитися саме на них, а не розпорошувати сили на все, що тільки потрапить під руку. Тобто якщо вам потрібно зробити домашнє завдання з математики, зібрати матеріал для реферату з біології та вивчити біографію Франка, то лише цим і займайтеся. І навіть не згадуйте про контурну карту!
Цей метод, вигаданий канадським письменником і консультантом Крісом Бейлі, безумовно, підійде не всім. Насамперед він має спрацювати в тих, хто і так уже доволі організований та вміє планувати роботу, а не відкладає виконання всіх шкільних завдань на останній вечір.
А ще цей метод тайм-менеджменту підійде тим, хто розуміє, що за виконанням рутинних завдань починає відступати від основної мети та забуває про творчий підхід. Тоді принцип трьох справ допоможе розставити пріоритети, хоча і за рахунок другорядних завдань. Але інколи воно того варто!
1-3-5
Метод, згідно із яким вважається, що за день необхідно виконати одне велике і складне завдання, три середніх, а потім п’ять невеликих та не дуже складних. Головна ідея цього підходу полягає в тому, що саме такі кількість та співвідношення справ допоможуть вам бути продуктивними та не почуватися знесиленими.
Прості завдання - це, наприклад, побутові справи (так-так, їх теж варто вчитися планувати, аби вони не накопичувалися, ніби брудні шкарпетки!). Середні - звичайні домашні завдання, із якими ви зазвичай справляєтеся без зайвих проблем. А складні - це робота над завданнями з предметів, які викликають труднощі, рефератами, творчими роботами, проєктами тощо.
Ця техніка тайм-менеджменту допоможе побудувати чітку ієрархію завдань, до того ж наприкінці дня ви зможете легко підбити підсумки.
Метод GTD
Getting Things Done - привести справи до ладу. Цей метод покликаний допомогти доводити будь-яку справу до її логічного завершення, а не кидати на півдорозі. А вигадав його бізнес-тренер Девід Аллен.
Основні принципи методу:
1. Заведіть блокнот, до якого записуватимете все-все про свої справи, завдання, плани, ідеї тощо. Це буде ваша папка Inbox, тобто папка зі вхідною інформацією.
2. Розподіліть інформацію за категоріями, наприклад: “Навчання”, “Хобі”, “Додаткові заняття”, “Дім”, “Творчість” тощо.
3. Кожному пункту необхідно надати статус:
- Якщо із наявною інформацією неможливо зробити бодай щось, то вона або видаляється, або переноситься до спеціальної категорії “База знань” (так, зробіть і таку), або до категорії “Коли-небудь” (і таку теж, вона знадобиться на випадок, якщо ідея непогана, але просто зараз реалізувати її не вийде).
- Більшість інформації в Inbox - це справи та завдання, розв’язання яких вимагає якихось дій. Якщо це справа на кілька хвилин, то із нею потрібно розібратися одразу.
- Усі інші справи потрібно або запланувати на певний час, або відкласти (але теж на певний час, можна зробити позначку в календарі).
4. Розподілили всі завдання? Переходьте до виконання!
Зверніть увагу, що пропонована система тайм-менеджменту має свої правила, від виконання яких залежить її ефективність:
- забути про багатозадачність;
- не сподіватися нам пам’ять, а записувати всю інформацію;
- забути про абстрактні переліки справ та створювати конкретні плани дій;
- сприймати будь-яке завдання не як проблему, а як задачу, яку потрібно розв’язати.
Метод GTD підходить далеко не всім, а все тому, що робота в такому ритмі вимагає неабиякої дисциплінованості. Втім, спробувати варто!
Цікаво, але складнувато? Тоді спробуйте метод ZTD (Zen to Done), створений автором блога Zenhabits Лео Бабаутою. Річ у тім, що Лео цілком небезпідставно вважає метод GTD заскладним для звичайних людей, тоді як тайм-менеджмент за технікою ZTD його спрощує. Його варіант будується на 10 простих звичках:
- збирайте всі дані у папці “Вхідні”;
- обробляти всю інформацію, що там опиняється, необхідно швидко, без зайвих зволікань;
- розбийте всі нотатки за категоріями;
- важливі справи плануйте на кожен день заздалегідь, а дуже важливі - щонайменше на тиждень уперед;
- зосереджуйтеся на одному завданні, не відволікайтеся;
- створюйте короткі та зрозумілі списки справ;
- дотримуйтеся режиму;
- працюйте насамперед над тим, що цікаво;
- формулюйте завдання просто та ясно;
- періодично переглядайте нотатки та викреслюйте зайве.
Канбан
Японська схема візуалізації робочого процесу, яка стала відомою завдяки тому, що її активно використовували працівники компанії Toyota.
Як працювати: Накресліть табличку з трьома стовпчиками: “Потрібно зробити”, “Виконується” та “Зроблено”. Кожне із запланованих завдань потрібно внести до одного зі стовпчиків. Протягом дня завдання викреслюються з одного стовпчика та записуються до іншого.
Насправді стовпчиків може бути більше, все залежить від того, над чим ви працюєте. Наприклад, стовпчиком може стати навіть окрема навчальна тема, яку ви зараз розбираєте.
Канбан дозволяє легко візуалізувати процес роботи над завданнями, що, безумовно, чудово. Але оскільки його вигадали саме для командної роботи, то, можливо, працювати одному буде дещо сумно. Тож прибережіть цю техніку тайм-менеджменту для роботи над груповим проєктом. Утім, цілком можна використовувати канбан і для особистого планування. А щоб було наглядніше, накресліть на ватмані табличку, візьміть різнокольорові стікери та напишіть на них завдання, над якими маєте працювати. Під час роботи просто поступово переносьте стікери з одного стовпчика до іншого.
Матриця Ейзенхауера
Ну і не можемо обійти увагою метод тайм-менеджменту, розроблений самим 34-м президентом США Дуайтом Ейзенхауером.
Як працювати: запишіть усі свої завдання, розподіливши їх на чотири групи за важливістю та терміновістю:
- термінові та важливі;
- термінові, але не важливі;
- не термінові, але важливі;
- не термінові та не важливі.
Такий підхід допоможе вам швидко розібратися із тим, чим саме варто зайнятися просто зараз, а які завдання можна трохи відкласти. Але організувати саме робочий процес за матрицей Ейзенхауера не вдасться.
Яка з технік тайм-менеджменту подобається вам найбільше?
