Згадайте, як давно ви писали листа? Ні, не повідомлення в соцмережах і не на електронну пошту, а справжнього листа на аркуші паперу. Далі клали його до конверта, підписували, несли на пошту і опускали у поштову скриньку. Пам'ятаєте? Якщо у вас не було такого досвіду, то вам, певно, батьки розповідали про листування з рідними, друзями, колегами тощо. Більшість із нас уже забули, як потрібно писати листи, а це ціле мистецтво – епістолярний жанр.
Так, зараз ХХІ століття – час розвитку інформаційних технологій. Отож, люди звикли писати листи в «електронці», а це два-три речення без опису та міркувань. Лише сухий виклад суті. Без сумніву, є чимало переваг спілкування в інтернеті: оперативність, зручність та економія часу.
Однак іноді вміння писати листи неабияк знадобиться: для бабусі, яка не має телефону та доступу до інтернету, у великій компанії, куди ви плануватимете потрапити тощо. Як це краще зробити? Як правильно написати листа? Про це й поговоримо! Спойлер: ці ж рекомендації доречні для написання електронного листа.
Зразок та вимоги до написання листа
У цій статті ви ознайомитеся з прикладами листів, дізнаєтеся про те, які існують базові правила для написання листа, як правильно написати лист звернення, лист повідомлення чи лист другові, родичу тощо. Крім того, ви ознайомитеся з відповідями на найпоширеніші в інтернеті запитання щодо написання листа. Усе це даватиме базове уявлення про грамотне і правильне написання листів.
Основні правила написання листа
Спершу розберемось із тим, на які загальні категорії поділяються листи. Існують особисті, напівофіційні та ділові листи.
Правила оформлення листів:
1. Особисті (листи для родичів, друзів і так далі):
- Спершу потрібно привітатися («Привіт»).
- У випадку, якщо ви довго не відповідали на лист, потрібно ввічливо вибачитися та повідомити, що стало цьому причиною.
- Якщо ви вже листувались і вам в останньому отриманому листі були поставлені запитання, то саме час на них відповісти.
- Далі можна повідомити важливі новини (якщо є) і написати про те, що вас хвилює.
- Оскільки це неформальний стиль спілкування, доречно писати жарти, перекази статті, що зацікавила тощо. Зробіть ваш лист цікавим! Доречно в особистому листі використовувати запитання на кшталт «Справді, чудово?», «Що скажеш на це?».
- Намагайтеся бути щирими. Поцікавтесь, як справи у вашого адресата та поставте ще запитання, що для вас важливі.
- Насамкінець можете написати емоційні слова на кшталт «Люблю!», «Чекаю на зустріч!» або «Сумую за тобою!». Обов'язково напишіть своє ім'я.
- Уважно перечитайте листа та, якщо необхідно, виправте помилки.
2. Напівофіційні (листування з організаціями з питань, що стосуються особисто вас):
- Структура тексту ділового листа зазвичай складається з наступних частин: спочатку пояснюють причини, цілі написання листа, потім пропонуються, на ваш погляд, рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації, а в кінці листа потрібно написати коротке резюме, підбиття підсумків («сподіваємося ...», «впевнені ... »).
- Лист має бути по суті та максимально лаконічним.
- Не варто використовувати експресивні фрази. Краще зосередитися на послідовності викладу думок та їхній аргументації.
- Писати потрібно охайно та розбірливо. Листа можна написати на комп'ютері, а підпис поставити ручкою.
- Адресата в листі потрібно вказати у правому верхньому кутку. Нижче адресата напишіть свої ім'я, прізвище та по батькові і повну назву адреси, на яку адресат може надіслати відповідь. Варто вказати і номер телефону.
3. Ділові (службові листи в офіційно-діловому стилі):
- Діловий лист необхідно складати з одного чи кількох пов'язаних між собою питань.
- Якщо вам треба звернутися в одну і ту ж організацію з різних тематик, то напишіть кілька листів на одну адресу.
- Згідно з правилами ведення ділового листування заведено відповідати на всі листи, за винятком надісланих для ознайомлення. Відповідайте на всі поставлені запитання оперативно і чітко. Затримка з відповіддю розцінюється як відмова від співпраці.
- Текст ділового листа потрібно писати простими фразами і в нейтральному тоні: не треба ніякої емоційності, надмірної люб'язності, грубості. Пишіть без зайвих подробиць, які не належать до конкретного питання.
- Постарайтеся уникати орфографічних і пунктуаційних помилок.
Як правильно написати лист звернення
За цими посиланнями ви знайдете поради для написання листа звернення:
Як правильно написати лист повідомлення
Шукаєте зразок як правильно написати лист повідомлення? Пропонуємо вашій увазі добірку порад та прикладів листів-повідомлень:
Як правильно написати лист другові чи родичу, батькам, бабусі
Найпоширеніші запитання щодо написання листа
1. Як написати цікавого листа?
Почнемо з того, що лише особисті листи можна зробити експресивними та цікавими. Натомість ділові та напівофіційні мають бути інформативного, а не розважального характеру. Ми радимо вам в особистому листі записувати креативні запитання, на які співрозмовнику було б цікаво відповісти.
Крім того, ви можете додати до листа цитати відомих авторів: влучна цитата додаватиме яскравості вашій прозі. Використовуйте гумор, адже це допоможе уникнути шаблонності.
2. Які існують найпоширеніші помилки у написанні ділових листів? Як можна їх уникнути?
Адресанти часто надсилають листи на неправильну електронну адресу. Тому, перш ніж відправити лист, будь ласка, перевірте адресу та ім'я одержувача в листі. Крім того, адресанти забувають про те, що потрібно писати інформацію в лаконічній і доступній формі. Такі повідомлення дратують одержувачів, адже їм доводиться витрачати час на те, щоби розшифрувати послання. Отож перед написанням тексту радимо вам поміркувати над тим, що ви хочете сказати в листі. Відповідь має вміститися в кілька фраз – саме такого повідомлення, короткого і ясного, чекають адресати.
3. Які існують правила етикету при написанні листів?
Необхідно відповідати на всі отримані листи. Особисті листи необхідно зберігати в недоступному для сторонніх місці. Навіть особистий лист обов'язково має бути композиційно довершеним. Перш ніж пакувати лист в конверт, його необхідно ретельно перевірити. Писати листа треба тоді, коли ви перебуваєте в гарному настрої. Неприпустимо відправляти листи, що містять гнівні висловлювання або іронічні натяки. Писати анонімні листи непристойно. Рукописний лист слід писати розбірливим почерком, щоби не засмучувати адресата. Читати чужі листи без дозволу неприйнятно.
4. Як я можу перевірити лист на наявність пустої, зайвої інформації?
Перечитайте лист кілька разів. Деякі речення завжди можна скоротити, замінити п'ять слів одним або зовсім викреслити непотрібне речення. Прослідкуйте, щоби текст відповідав темі та розкривав її. Не пишіть багато лише для того, щоби одержувач зрозумів, як серйозно ви підійшли до написання листа. Краще поставтеся серйозно до його часу. Він це оцінить.
5. Як я можу дізнатися, чи доречні обрано слова для вітання та прощання?
Звертатися до якого-небудь Павла Сергійовича словами «хай» або «салют» недоречно. Ідеальним стане використання нейтральних варіантів: «із повагою ...», «доброго дня» або ваша контактна інформація. Іноді підпис доведеться редагувати. Наприклад, відправляти лист другові з підписом «з повагою» не дуже вдала ідея. Але як стандартний підпис краще мати класичний і нейтральний варіант.
6. Як можна структурувати текст ділового листа?
Журналісти виробили універсальний опитувальник, що складається із 7 пунктів, який дозволяв детально описати будь-яку ситуацію. Ось ці запитання: Хто?/Що?; Що робить?/Що відбувається?; Де?Коли?Скільки?; Як?/Яким чином?; Навіщо?/Чому? Ви можете сміливо використовувати ці запитання як при написанні текстів, так і як універсальний чек-лист для вже готових листів і звітів.
Сподіваємося, ці поради допоможуть вам у написанні листів різних стилів.
